(目的)

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、佐賀西部広域水道企業団(以下「企業団」という。)における文書の取扱いに関し、必要な事項を定めることを目的とする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、すべて正確かつ迅速にこれを取り扱い、常に整備して事務能率の向上に資するよう努めなければならない。

(定義)

第3条　この規程において「文書」とは、企業団において職務上作成し、又は取得した文書、図画及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)その他これらに類するもので、組織的に用いるものとして企業団が保管しているものをいう。

(文書の種類)

第4条　文書の種類は、次のとおりとする。

(文書主任)

第5条　総務課に文書主任を置く。

(掌理事項)

第6条　文書主任は、上司の命を受け、次に掲げる事項を掌理する。

(備付帳簿)

第7条　総務課に次の帳簿を置く。

(帳簿の作成)

第8条　前条の帳簿は、会計年度により作成する。ただし、法規公示令達番号簿は、暦年により作成する。

(到達文書の処理)

第9条　企業団に到達した文書は、総務課において受け付け、文書等に受付印(様式第7号)を押し、文書件名簿に記帳しなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、文書件名簿への記帳を省略することができる。

(電子メール等により受信した文書の処理)

第10条　電子メール(インターネット等のネットワークを利用して送信及び受信の用に供される電磁的記録をいう。以下同じ。)及びファクシミリにより受信した文書は、職務上必要と認めるときは、直ちに紙に出力し、前条第1項の規定の例により処理する。

(他の課に関連ある収受文書)

第11条　収受文書が2以上の課に関係あるときは、文書にあっては写しの配布、電磁的記録にあっては電子メールによる送信など適切な方法により、これを関係課に通知しなければならない。

(処理方針)

第12条　文書の処理は、各課長が中心となり、常に文書の処理促進に留意し、案件が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(収受文書の処理)

第13条　収受文書は、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。

(起案)

第14条　事務を処理するには、文書により起案をしなければならない。ただし、特に急を要するものは口頭で処理し、処理後速やかに文書をもって上司に報告しなければならない。

第15条　起案は、起案用紙(様式第8号)を用い、次の各号に定めるところにより行わなければならない。

(決裁)

第16条　決裁を要する文書は、上司の承認を受けた後、決裁権者又は専決権者の決裁を受けなければならない。

(合議文書の処理)

第17条　2以上の課に関係ある事項については、関係の深い課から順次合議しなければならない。

(代決等)

第18条　佐賀西部広域水道企業団事務決裁規程(平成21年管理規程第10号)第9条から第11条の規定により代決を行う場合は、当該押印欄に「代」と朱書し、代決する者が押印しなければならない。この場合において、決裁権者又は専決権者が復帰したときは、速やかに報告し、又は供覧しなければならない。

(決裁を経た起案文書の取扱い)

第19条　起案文書の決裁が完了したときは、決裁年月日を起案用紙等に記入し、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。

(文書番号)

第20条　発送文書は、軽易な文書を除き、「佐西企」の文字を冠し、文書件名簿の番号を付さなければならない。

(法規公示令達番号簿の記帳)

第21条　条例、規則、管理規程、訓令、告示及び公告には、それぞれ毎年1月に起こす一連番号を付し、法規公示令達番号簿に記載するものとする。

(文書の発信者名)

第22条　文書の発信者名義は、企業長その他法令等により権限を有する者(権限の委任を受けている者を含む。)の職氏名とする。

(公印)

第23条　発送文書には公印を押さなければならない。ただし、対内文書、軽易な文書又は電子メール及びファクシミリにより発送する文書については、これを省略することができる。この場合において、発信者名の下部に「(公印省略)」の表示をしなければならない。

(文書の発送等)

第24条　対外文書の発送は、総務課で取り扱うものとする。ただし、必要に応じ各課において直接発送することができる。

(機密等を要する文書)

第25条　文書のうちその内容が機密に属するもの又は親展の取扱いを必要とするものの施行は、文書の発送又は手渡しによらなければならない。

(施行後の取扱い)

第26条　起案文書の施行が終わったときは、完結年月日を起案用紙等に記入しなければならない。

(文書整理の原則)

第27条　完結文書は、文書分類表に従って分類整理し、必要なときは直ちに取り出せるように適切に保管し、及び保存しておかなければならない。

(文書分類表)

第28条　前条の文書分類表は、総務課長が定める。

(未処理文書の整理及び保管)

第29条　未処理文書は、担当者において一定の場所に整理保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(完結文書の整理)

第30条　文書が完結したときは、各課において次に定めるところによりこれを編集し、成冊しなければならない。

(電磁的記録の保存及び管理)

第31条　完結文書(電磁的記録に限る。)は、次の各号に定めるところにより、適正に保存し、管理しなければならない。

(文書の編集)

第32条　文書の編集は、会計年度によるものとする。ただし、法規公示令達簿その他これによりがたいものは、暦年その他の方法によることができる。

(保存期間)

第33条　文書の保存期間は、次のとおりとする。

(保存期間の起算)

第34条　文書の保存期間は、会計年度によるものは当該文書の完結した日の属する年度の翌年度4月1日から、暦年によるものは当該文書の完結した日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。

(完結文書の保管及び保存)

第35条　保存期間が10年に満たない完結文書は、各課において保管するものとする。

(完結文書の引継ぎ)

第36条　各課長は、前条第2項の規定に基づき総務課長が保存する完結文書については、年度整理のものは完結年月日の属する年度の翌年度の毎年7月31日までに、暦年整理のものは完結年月日の属する年の翌年の3月31日までに文書引継簿(様式第9号)により総務課長に引き継がなければならない。

(引継文書の審査)

第37条　総務課長は、文書の引継ぎを受けたときは、成冊、保存期間等の適否について審査しなければならない。

(文書の収蔵)

第38条　総務課長は、審査の結果、適当と認める文書は、保存文書台帳(様式第10号)に記載のうえ、書庫に収蔵しなければならない。

(書庫の管理)

第39条　書庫は、総務課長が管理し、この出入りについては、総務課長の指示に従わなければならない。

(文書の借覧)

第40条　保存文書(第36条の規定により総務課長に引き継がれた完結文書をいう。以下同じ。)を閲覧し、又は借用しようとする職員は、保存文書閲覧・借用簿(様式第11号)により、総務課長の承認を受けなければならない。

(保存文書の紛失等)

第41条　保存文書を紛失又は汚損したときは、所管課長の証印のある始末書を総務課長に提出しなければならない。

(保存文書の廃棄)

第42条　総務課長は、保存文書で保存期間が満了したものは、所管課長に合議のうえ、廃棄手続をとらなければならない。ただし、なお保存の必要があると認められるものは、廃棄の時期を延期することができる。

(委任)

第43条　この規程の施行に関し必要な事項は、総務課長が別に定める。